Google Workspace for Nonprofits permet aux associations et autres organismes à but non lucratif éligibles d’utiliser les outils professionnels de Google dans des conditions tarifaires beaucoup plus avantageuses que les offres classiques.
Le programme comprend une formule gratuite et plusieurs abonnements payants bénéficiant de remises importantes. Une association peut ainsi disposer d’adresses e-mail professionnelles, d’un espace documentaire partagé, d’outils de bureautique en ligne, de visioconférences et de fonctions d’administration sans supporter le coût habituel d’une suite collaborative professionnelle.
La première étape consiste toutefois à vérifier l’éligibilité de la structure. Le simple fait d’être une association ne suffit pas automatiquement : le statut juridique, le pays d’enregistrement, le domaine utilisé et certains critères administratifs sont pris en compte.
L’offre Google Workspace for Nonprofits gratuite
L’offre Google Workspace for Nonprofits constitue le premier niveau du programme destiné aux organismes éligibles.
Son prix est de 0 € pour l’organisation, ce qui permet à une association de disposer d’un environnement professionnel sans abonnement mensuel classique.
Cette formule comprend notamment les principaux outils collaboratifs de Google :
- Gmail ;
- Google Drive ;
- Google Docs ;
- Google Sheets ;
- Google Slides ;
- Google Calendar ;
- Google Meet ;
- Google Chat ;
- outils d’administration et de gestion des utilisateurs.
L’association peut utiliser son propre nom de domaine pour créer des adresses comme contact@monassociation.fr, presidence@monassociation.fr ou tresorier@monassociation.fr.
Cette possibilité change fortement la présentation d’une association par rapport à une adresse Gmail personnelle. Chaque bénévole ou salarié peut disposer d’un compte rattaché au domaine de la structure, avec des droits différents selon ses responsabilités.
📧 Une messagerie professionnelle pour les bénévoles et salariés
L’association peut créer des comptes distincts pour les membres de son équipe.
Par exemple :
| Fonction | Exemple d’adresse |
| Présidence | presidence@association.fr |
| Trésorerie | tresorier@association.fr |
| Secrétariat | secretariat@association.fr |
| Communication | communication@association.fr |
| Direction | direction@association.fr |
Cette organisation présente également un intérêt lorsqu’un bénévole quitte l’association. Le compte peut être suspendu ou transféré par l’administrateur sans perdre les documents liés à l’activité de la structure.
☁️ Un espace partagé pour centraliser les documents
Google Drive constitue l’un des composants les plus utiles pour une association.
Les documents peuvent être organisés par dossiers : administration, comptabilité, adhérents, communication, événements, subventions, conseil d’administration ou assemblées générales.
L’utilisation d’espaces partagés évite de conserver les fichiers uniquement sur l’ordinateur d’un président ou d’un bénévole.
Une association peut par exemple créer une arborescence comme :
Association → Administration → Comptabilité → Communication → Événements → Membres du bureau
Les droits d’accès peuvent ensuite être attribués selon les fonctions.
Le trésorier peut avoir accès aux documents comptables, tandis qu’un bénévole chargé de la communication peut accéder uniquement aux supports nécessaires à ses missions.
🎥 Google Meet pour les réunions à distance
Google Meet fait également partie des outils disponibles dans le programme.
L’offre gratuite destinée aux associations permet d’organiser des réunions pouvant atteindre 150 participants, selon les conditions de l’offre concernée.
Pour une association locale, ce volume est largement supérieur à la taille habituelle d’un bureau ou d’un conseil d’administration.
Meet peut notamment servir pour :
- les réunions du bureau ;
- les réunions du conseil d’administration ;
- les échanges entre antennes régionales ;
- les réunions avec des bénévoles ;
- certaines formations internes ;
- les réunions avec des partenaires.
Les fonctionnalités disponibles peuvent toutefois varier selon la formule utilisée.
Combien de stockage Google Workspace fournit-il à une association ?
L’offre gratuite Google Workspace for Nonprofits prévoit un stockage mutualisé de 100 To pour l’organisation, selon les conditions actuelles du programme.
Le terme « mutualisé » est important : il ne s’agit pas nécessairement de 100 To attribués individuellement à chaque utilisateur.
L’espace est géré au niveau de l’organisation et peut être utilisé par les différents comptes selon les règles définies par l’administrateur.
Pour une association de petite ou moyenne taille, 100 To représentent une capacité considérable.
Même avec des milliers de documents bureautiques, des PDF, des photos et de nombreux fichiers administratifs, une structure peut disposer d’une marge importante avant d’atteindre cette limite.
⚠️ Le stockage ne remplace pas une politique d’archivage
Une grande capacité ne signifie pas qu’il faut conserver tous les fichiers indéfiniment.
Il reste préférable de définir des règles pour :
- supprimer les doublons ;
- archiver les anciens documents ;
- limiter les fichiers personnels ;
- contrôler les partages externes ;
- organiser les dossiers ;
- attribuer les droits selon les responsabilités.
Cette organisation devient particulièrement importante lorsque plusieurs dizaines de bénévoles utilisent les comptes de l’association.
A lire aussi: Agenda Google Workspace, guide complet pour organiser son planning
Les offres Google Workspace payantes à tarif association
Une association éligible qui a besoin de fonctions supplémentaires peut passer à une formule payante bénéficiant d’une remise importante par rapport au prix public.
Les réductions annoncées peuvent dépasser 70 % selon l’abonnement.
| Offre | Tarif association indicatif | Stockage indicatif | Principale cible |
| Nonprofits | 0 € | 100 To mutualisés | Associations et petites structures |
| Business Standard | Environ 2,87 à 3,50 €/utilisateur/mois | 2 To/utilisateur | Associations avec besoins collaboratifs supérieurs |
| Business Plus | Environ 4,83 à 6,16 €/utilisateur/mois | 5 To/utilisateur | Structures recherchant davantage de sécurité |
| Enterprise Standard | Remise de plus de 70 % | Selon contrat | Grandes organisations |
| Enterprise Plus | Remise de plus de 70 % | Selon contrat | Grandes structures et exigences avancées |
Les montants sont des ordres de grandeur : la tarification peut varier selon la périodicité de paiement, le pays, les conditions commerciales et les mises à jour de Google.
🟦 Business Standard : davantage de fonctions collaboratives
L’offre Business Standard bénéficie d’une réduction d’environ 75 % dans le cadre du programme pour associations.
Le tarif peut se situer autour de 2,87 à 3,50 € par utilisateur et par mois, selon les conditions retenues.
Le stockage atteint 2 To par utilisateur, ce qui modifie la manière de gérer les documents lorsque plusieurs personnes travaillent quotidiennement sur Drive.
L’enregistrement des réunions Google Meet fait également partie des fonctions disponibles avec cette formule.
Pour une association employant plusieurs salariés ou gérant un volume important de documents, cette formule peut constituer un compromis entre la gratuité et les offres professionnelles supérieures.
🟪 Business Plus : sécurité et stockage supplémentaires
Business Plus bénéficie d’une remise d’environ 72 % dans le cadre du programme associatif.
Le prix indicatif se situe autour de 4,83 à 6,16 € par utilisateur et par mois selon les modalités de facturation.
Le stockage atteint 5 To par utilisateur.
Cette formule ajoute également des fonctions de sécurité et d’administration plus avancées.
Elle peut intéresser une association qui gère des volumes importants de documents ou qui souhaite disposer de contrôles supplémentaires sur les comptes et les données.
🏢 Enterprise Standard et Enterprise Plus pour les grandes associations
Les offres Enterprise s’adressent aux organisations dont les besoins dépassent ceux des formules Business.
Le programme Google Workspace for Nonprofits prévoit des remises de plus de 70 % sur les tarifs standards selon l’offre et les conditions applicables.
Ces formules conviennent davantage aux grandes structures disposant de nombreux utilisateurs, de plusieurs équipes ou de besoins avancés en matière de sécurité, d’administration et de conformité.
Contrairement aux offres Business, la tarification Enterprise est généralement liée à un contrat et aux caractéristiques précises de l’organisation.
Une association de 20 personnes n’aura généralement pas les mêmes besoins qu’une fédération comptant plusieurs centaines ou milliers d’utilisateurs.
Quelles associations peuvent bénéficier de Google Workspace for Nonprofits ?
L’accès au programme est soumis à des conditions précises.
En France, les structures pouvant entrer dans le périmètre du programme comprennent notamment :
- les associations loi 1901 ;
- les associations relevant de la loi 1908 en Alsace-Moselle ;
- certaines fondations reconnues d’utilité publique ;
- les fonds de dotation ;
- certaines congrégations ou organisations répondant aux critères du programme.
Le statut juridique ne suffit toutefois pas à lui seul. Google applique également des critères concernant les activités de l’organisation.
Comment se déroule la validation d’une association ?
Google ne se contente pas nécessairement d’une déclaration faite directement par l’association.
La structure doit passer par un processus de validation tiers destiné à vérifier son statut.
En France, cette validation passe notamment par Solidatech, réseau français lié à TechSoup.
À l’international, la vérification peut passer par TechSoup ou d’autres partenaires de validation selon le pays.
🧾 Les informations généralement demandées
L’association doit être en mesure de fournir des informations permettant de vérifier :
- son identité juridique ;
- son statut d’organisme à but non lucratif ;
- son numéro d’enregistrement lorsque cela s’applique ;
- ses coordonnées ;
- son site internet ;
- son domaine ;
- les informations relatives à ses représentants.
Après validation, un élément de confirmation est utilisé pour finaliser l’inscription au programme Google Workspace for Nonprofits.
La validation auprès de Solidatech est annoncée comme gratuite.
A voir également: Google Workspace : pourquoi il ne peut pas vraiment égaler Microsoft 365 ?
Pourquoi l’association doit-elle avoir son propre nom de domaine ?
Le domaine est nécessaire pour utiliser des adresses professionnelles liées à l’organisation.
Une association disposant du domaine association.fr pourra par exemple créer :
president@association.fr
ou
contact@association.fr
Le domaine doit être contrôlé par l’organisation afin de pouvoir confirmer qu’elle en est bien propriétaire.
Cette étape est généralement réalisée en ajoutant une information fournie par Google dans la configuration DNS du domaine.
🔐 Le site internet doit également présenter clairement l’association
Le site web sert notamment à vérifier que l’organisation existe et qu’elle exerce effectivement les activités déclarées.
Il doit présenter suffisamment d’informations sur :
- les missions de l’association ;
- son objet ;
- ses activités ;
- ses coordonnées ;
- son identité.
Un site accessible en HTTPS est préférable pour présenter une présence numérique correctement configurée.
Quelles organisations sont exclues du programme ?
Le statut non lucratif ne donne pas automatiquement accès au programme.
Certaines catégories d’organisations sont exclues ou doivent utiliser un programme Google différent.
Parmi les catégories généralement exclues figurent notamment :
🏛️ Organismes gouvernementaux
Les administrations, collectivités et entités gouvernementales ne relèvent pas du programme Google Workspace for Nonprofits classique.
🏥 Hôpitaux et organismes de santé
Les établissements de santé et certaines structures médicales ne sont pas éligibles au programme général.
🎓 Écoles et universités
Les établissements scolaires et universitaires doivent généralement se tourner vers les programmes Google for Education prévus pour le secteur éducatif.
Cette distinction évite de confondre les différents programmes Google : une université ne doit pas nécessairement chercher à obtenir Google Workspace for Nonprofits alors qu’elle relève d’un dispositif dédié à l’éducation.
Combien de temps faut-il pour obtenir la validation ?
La procédure globale peut prendre de 2 à 14 jours ouvrés, selon le dossier et les vérifications nécessaires.
Le délai peut varier si les informations transmises sont incomplètes ou si le statut de l’organisation demande des contrôles supplémentaires.
Pour éviter de retarder la mise en place des comptes, il est préférable de préparer avant la demande :
1. Les informations juridiques → 2. Le site internet → 3. Le nom de domaine → 4. Les coordonnées du responsable → 5. Les justificatifs nécessaires → 6. La validation auprès du partenaire → 7. La demande Google Workspace.
